英文で手紙やEメールを書いたり送ったりする人のために、基本のフォーマットとサンプルの例文を掲載しました。海外のサイトで気軽にオンラインショッピングをする人も多くなりました。またビジネスや留学先などの問い合わせをしたいときにも役立ちます。さまざまなレイアウトがありますがここでは一般的なものをご紹介します。
ビジネスにもOK 英文レター/メール（フォーマット）
英文レターを書くことは難しいことではありません。基本のフォーマットを覚えてしまえばあとは必要に応じて文章を付け足すだけです。
日本のビジネスレターのように時候のあいさつなどないのでシンプルで煩わしさがありません。
外資系企業で働く場合、社員に求められる英語力やスキルは業種やポジションによって異なります。しかし一般的に、社員は英語を日常的に使用するためTOEIC800点が目安だと言われています。日系企業でも海外部門は700点のハイスコアを求めています。[…]
・英文レターの基本レイアウト（フルブロック式）
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１．差出人の住所と日付
２．受取人の氏名、住所
３．頭語 （相手と状況に相応しいものを選ぶ）
４．本文 I’m a college student and looking forward to studying in the U.K. Next year. I found your BSc in Environmental Studies course interesting. Please send a new application form to the address above. Your quick response is highly appreciated. Thank you in advance. ５．結語 ６．署名（自筆で） 自分の名前をタイプ
７．追伸（必要なときのみ）
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手紙の本文では言いたいことを簡潔に述べるようにします。
→フルブロック式はすべて左端から本文を書き始めます。（アメリカ、イギリス両国）
→セミブロック式は本文の各段落１行目をインデント（５文字右側に）します。
＊セミブロック式は ①、⑤、⑥を右側に持ってくる（差出人の住所と日付、結語、署名）
頭語には「，（イギリス式のカンマ）」あるいは「：（アメリカ式のコロン）」を打ち、１～２行空けて本文を書き始めます。
結語の下に手書きで署名を入れ、その下に自分の名前をタイプします。
＊Eメールの場合、自筆の署名は入れられないので自分の名前をタイプするだけ
・Eメールのレイアウト
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１．受取人の名前 役職 会社名 住所 国名
２．頭語 ３．本文
４．結語 ５．自分の名前をタイプ
６．差出人の名前 住所 電話番号 FAX番号 Eメールアドレス
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英文レターもEメールも使われる英語は基本的に同じです。
Eメールの場合レターヘッドがなく自筆の署名も入れられないため、本文の後に差出人の名前や住所等入れます。
ビジネスにもOK 英文レター/メール（各部位の書き方）
１．差出人の住所
１行目：～丁目と番地、居住番号、町村名
２行目：区郡市名、都道府県名、郵便番号
３行目：国名
２．日付
アメリカ式：月・日・年 December 25, 2020
イギリス式：日・月・年 25 December, 2020
３．受取人の氏名、住所
１行目：相手の名前（Mr./Ms.などの敬称をつける）
２行目：肩書き
３行目：会社名
４行目：番地、通り名
５行目：市や州名、郵便番号
６行目：国名
４と６. 頭語と結語
Sincerely, が一般的で丁寧な表現です。「敬具」
Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly, などはとても丁寧な表現。「敬具」
Best wishes, Best regards, はカジュアルな感じで会社の同僚などに用います。「お元気で」
| 男性：
Dear Mr. Smith,
Sincerely, Best wishes, Best regards,
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女性：
Dear Ms. Smith, （既婚女性Mrs.） （未婚女性Miss.） Sincerely, Best wishes, Best regards,
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性別不明：
（フルネーム） Dear Jamie Smith, Yours sincerely,
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不特定の人宛て：
Dear Sir or Madam, Yours faithfully,
係の方へ： To whom it may concern, Yours truly, |
ビジネスにもOK 英文レター/メールの書き方（具体例）
| Dear Ms. Clark,
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in reference to A Aに関して (about)
regarding ～ ～に関して、～について
on behalf of A ① Aを代表して、Aの代理で
② Aのために、Aのことで
(be) negotiations with A Aと交渉を進めている
in response to A Aに応じて、Aに答えて
| I look forward to hearing from you.
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１．単純現在形は、読者から返信を聞きたいという熱望のような常に正しい何かを表現するために使われます。
| I look forward to hearing from you. |
| I want to let you know about our schedule. |
| ２．現在進行形は、Eメールにおいて、あなたの意図を強調したい時に使うことができます。 |
| I‘m writing to inform you of our new product. |
| I‘m including Michael in this email to follow up with you.
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| ３．単純未来形と未来進行形は共に未来の計画
（未来進行形はより書き手がその計画について確かであると示唆します）について使われます。 |
| He will be attending a meeting that week. |
| I will let you know as soon as I find the information. |
| 始めの文では、この人は会議が来週あるということに確信があり、かれがそこに参加します、
一方で二つ目の文では、この人はいつその情報を手に入れられるか不確かです。 |
目的：
I am writing to you all regarding the future of our company.
導入：
It gives me great pleasure to announce that we are moving from the Silicon Business Centre.
Consequently, our CEO, Charles Grey, has decided that it’s time to move to a larger HQ.
→現在完了形の‘has decided’や‘have decided’はすでに決定が下されたことを述べるために使われます。
結末：
| We hope and believe that this change will motivate our talented staff to create even bigger and better ideas. |
| We look forward to welcoming you to our opening gala in June. |
結果：
| Our company has increased its share in the market and our workforce has grown.
As a result, our old office is no longer big enough. |
| Our old office is no longer big enough.
Consequently, our CEO, Charles Grey, has decided that it’s time to move. |
The last two years have seen rapid growth, with the result that our company has increased its share in the market and our workforce has grown.
対比：
| There are many reasons for this change. However, I will mention only the most important. |
| Although there are many reasons for this change, I will mention only the most important. |
追加：
We hope this change will lead to a great future. In addition, we look forward to hearing your opinions on the change.
まとめ
ビジネスにも使える英文レターとメールの作成方法についてご紹介しました。さまざまなフォーマットがありますが、ここで掲載したものは一般的に使われているものです。受取人にふさわしい頭語と結語を選んで、本文を変えればビジネス用にも使えますので参考にしてみてください。
